O czym pamiętać przy pisaniu służbowych mejli?

Korzystanie z poczty elektronicznej to obecnie podstawa funkcjonowania firmy. Większość problemów załatwia się za pośrednictwem wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas na telefony czy spotkania. Jak porozumiewać się z klientami, wspólnikami i przełożonymi, aby wypaść profesjonalnie i utrzymać służbowy styl?

Bezbłędność, szanowanie zasad ortografii i interpunkcji to absolutne minimum. Aczkolwiek są równie istotne kwestie, na które patrzą odbiorcy wiadomości. Warto przypomnieć sobie rzadko używane zwroty grzecznościowe, na wstępie np. ,,Szanowni Państwo”, ,,Droga Pani”, ,,Pani Joanno”, na zakończenie np. ,,Z poważaniem”, ,,Wyrazy szacunku”. Są dowodem na najwyższą kulturę osobistą, elokwencję oraz zawodowe traktowanie bieżących spraw.

Lepiej unikać potocznych sformułowań i niechlujnego stylu, głównie jeśli kontrahentem jest duża firma, która ceni profesjonalizm i właściwe wychowanie. Niestosowne jest rozpoczynanie e-maila od ,,Witam” i kończenie na ,,Pozdrawiam”. Są to zwroty przeznaczone jedynie dla współpracowników lub bliskich znajomych.

Oprócz kwestii merytorycznych warto zwrócić uwagę również na właściwe nazwanie wysyłanej wiadomości, poprawne dodanie załączników i dopisanie historii korespondencji po długiej przerwie we współpracy.

Odpowiednio zbudowana wiadomość elektroniczna jest świadectwem dla firmy i całej kadry. Daje jasny sygnał, że zatrudnieni traktują swoje powinności poważnie i sumiennie prowadzą interesy.

red.Justyna Błahut
gazetaprawo.net