Jak sekretarka przygotowuje delegację?

Sekretarka to często prawa ręka kierownika. Załatwia większość jego interesów i organizuje sprawy formalne tak, aby wszystko odbywało się w zgodzie z planem i w wyznaczonym czasie. Jakie jeszcze obowiązki ciążą na sekretarce? Jak powinna przeprowadzić delegację dla swojego przełożonego?

Zazwyczaj standardowa umowa stanowi, że wśród powinności sekretarki znaleźć można organizację pracy biura, zapisywanie spotkań, obsługa klientów oraz przygotowywanie wyjazdów służbowych. Ostatnia pozycja z listy wymaga wiele umiejętności i niejednokrotnie logistyki.

Warto wyjaśnić, że często delegacje to kilkudniowe wyjazdy za granicę na konferencje, sympozja, targi lub rozmowy z klientami. Dobrze zorganizowany wyjazd powinien odbywać się spokojnie i bez kłopotów z transportem czy wyżywieniem.

W rzeczywistości sama delegacja to przede wszystkich zakupienie biletów lotniczych w obie strony, zamówienie hoteli oraz jedzenia i transportu na miejscu. Oprócz tego istotne jest przygotowanie kolejności spotkań oraz materiałów, które ułatwią kontakty biznesowe.

Zdarza się, że prezes lub przełożony prosi o wskazanie rangi każdego spotkania, powodu oraz miejsca i czasu. Sekretarka powinna zatem przygotować całościowy wykaz, który jest racjonalny i możliwy do zrealizowania.

red. Justyna Błahut
gazetaprawo.net