Jak wybrać biuro rachunkowe?

Niezrozumiałe ustawy, problem z interpretacją przepisów, brak wiedzy z zakresu rachunkowości i chęć zaoszczędzenia czasu – to tylko niektóre powody, dla których przedsiębiorcy decydują się na współpracę z biurem rachunkowym. Jak wybrać biuro rachunkowe, by nie żałować?

Według raportu „Usługi księgowe w Polsce. Edycja 2013”, przygotowanego przez STARTER Fundację Rozwoju Biznesu, jedno biuro rachunkowe obsługuje średnio 25 klientów. Jednocześnie Polska Izba Biur Rachunkowych szacuje, że szara strefa w branży usług księgowych wynosi do 30%. Jeżeli dodać do tego wejście w życie ustawy deregulacyjnej i możliwość prowadzenia biur rachunkowych przez wszystkich zainteresowanych, nie tylko osoby posiadające np. certyfikat księgowy, to wybór biura wcale nie jest zadaniem łatwym. Na jakie aspekty zwrócić uwagę, by nie okazało się, że za kilka miesięcy konieczna będzie zmiana biura prowadzącego rachunkowość firmy?

Historia biura, czyli co wiesz o potencjalnym kontrahencie

Każda firma ma swoją historię – część podmiotów działa na rynku dłużej, część krócej. Choć ten aspekt nie jest najważniejszy, to nawiązując współpracę z biurem rachunkowym o ugruntowanej pozycji na rynku, przedsiębiorca może być pewien, że nie zakończy ono swojej działalności z dnia na dzień i nie pozostawi klientów z problemem zamknięcia miesiąca rozliczeniowego.

Historię biura rachunkowego tworzą również jego pracownicy. Porównując oferty poszczególnych firm, dobrze wziąć pod uwagę kompetencje, wykształcenie i doświadczenie osób, które zajmują się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Biura rachunkowe zatrudniające wyspecjalizowanych pracowników mogą zaoferować obsługę i doradztwo na najwyższym poziomie.

Co konkretnie oferuje biuro rachunkowe?

Każde biuro rachunkowe proponuje rozliczenia i prowadzenie ksiąg rachunkowych na bazie stosownej ustawy. Nie każde jednak jest w stanie zaoferować kompleksowe usługi i wspomóc w rozliczeniach przedsiębiorcę zatrudniającego pierwszych pracowników. Z tego też względu właściciel firmy, zanim zdecyduje się na konkretne biuro, powinien się zastanowić, jakich usług będzie potrzebował w przyszłości.

Nawiązanie współpracy z podmiotem świadczącym kompleksowe usługi w zakresie rachunkowości może wyeliminować konieczność zrezygnowania z jego usług po kilku miesiącach. Jeśli przedsiębiorca wykaże się zapobiegliwością, może podpisać umowę z biurem rachunkowym, które wesprze go na każdym etapie rozwoju firmy.

Kwestia odpowiedzialności, czyli OC biura

Korzystanie z usług biura rachunkowego najczęściej wiąże się z udzieleniem jego pracownikom pełnomocnictwa, na podstawie którego mogą oni reprezentować swojego klienta przez urzędem skarbowym czy ZUS-em. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca jest zwolniony z odpowiedzialności za np. błędy w dokumentacji firmy, które popełniło biuro rachunkowe. Właśnie dlatego tak ważne jest, by sprawdzić, czy biuro rachunkowe posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

Gdy mowa o ubezpieczeniu OC, warto wskazać, że istotne jest nie tylko posiadanie takiego przez biuro rachunkowe, lecz także kwota, na jaką ono opiewa. Im wyższa, tym lepiej dla potencjalnego klienta. Dobrze jest się też upewnić, czy wybrane biuro rachunkowe zdecydowało się na rozszerzenie ochrony o np. obliczanie wynagrodzeń za pracę.

Lokalnie czy globalnie?

Biura rachunkowe działające dziś na rynku dzielą się na tradycyjne i nowoczesne. Pierwsze działają głównie lokalnie, drugie – oferują również rozliczenia on-line. W zależności od preferencji przedsiębiorca powinien sprawdzić, które z wybranych biur umożliwiają przesłanie dokumentów w formie elektronicznej.

Zdarza się, że konieczne jest skonsultowanie się z pracownikami biura rachunkowego. W takiej sytuacji nie każdy preferuje rozmowę np. przez telefon. Przedsiębiorca powinien zatem wiedzieć, czy istnieje możliwość osobistego spotkania z pracownikami biura, by przedyskutować sprawy istotne dla działania firmy.

Odpłatność za usługi

Choć cena nie jest najważniejsza, trudno ukrywać, że przedsiębiorcy zwracają na nią uwagę. Co powinno wzbudzić niepokój? Zbyt niska cena. Choć w dobie dużej konkurencji biura rachunkowe organizują liczne promocje, np. oferują prowadzenie rachunkowości przez pierwszy miesiąc za 1 zł, to cena powinna być adekwatna do oferowanych usług.

Ile kosztuje profesjonalna pomoc pracowników biura rachunkowego? Na ostateczną cenę składa się wiele czynników, m.in. zakres usług. Większość biur rachunkowych publikuje cennik na swoich stronach internetowych lub proponuje indywidualną wycenę na podstawie przesłanych przez klienta informacji. Legalnie działające biuro rachunkowe, które zatrudnia specjalistów, będzie oczekiwało adekwatnej do oferowanych usług opłaty.